Abfallwirtschaftsbetrieb Landkreis Wolfenbüttel

Branche: 

  • Öffentliche Verwaltung

Datum: 

02.2016

Version: 

  • 6.x

Abfallwirtschaftsbetrieb Landkreis Wolfenbüttel (ALW)

Die ALW ist der kommunale Dienstleister für die Entsorgung von Haushalts-, Gewerbe– und Sonderabfällen. Das Unternehmen organisiert die Versorgung der Haushalte und Unternehmen mit Abfallbehältern und deren regelmäßige Entsorgung. Zudem berät die ALW zum Thema Recycling und Abfallvermeidung.

Durch den Betrieb des Fuhrparks und der Deponien fallen Bestellungen, Berichte, Gutachten und weitere Belege an, deren Aufbewahrungsfristen variieren.

Anforderung

Die Tagesberichte der Deponien und des Fuhrparks sollen digital archiviert werden. Die Dokumente sollen per Texterkennung für die Volltextrecherche vorgehalten werden. 

Bestellungen für die Sperrmüllentsorgung treffen per Bestellkarte, als E-Mail und als Telefax in der Disposition ein. Die Papierablage der Dokumente und deren Wiederauffindbarkeit ist entsprechend zeitaufwendig. Die elektronische Archivierung soll diesen Prozess deutlich optimieren und freie Ressourcen schaffen.

Das Archiv soll nach einer Anlaufphase die Archivierung der E-Mail Postfächer ermöglichen und in die gesamte Verwaltungsstruktur implementiert werden.  

Die Installation soll den Betrieb nicht unterbrechen und mit wenig Softwareinstallationsaufwand erfolgen.

Lösung

  • Einbindung einer [accantum] 19“ Appliance in die IT Struktur
  • Anbinden der vorhandenen Multifunktionscenter in die Archivumgebung
  • Automatisierte Ablage von Dokumenten anhand von Scanordnern
  • Über das Capture Modul der Version 6 werden Belege automatisiert erkannt und mit entsprechenden Attributen versehen (Testphase). Die DIGAS <> [accantum] Schnittstelle wird das Leistungsportfolio in Kürze vervollständigen. 

Nutzen

  • Optimierte Ablage mit Belegerkennung
  • „Finden statt Suchen“ - Optimierte Datenrecherche
  • Bessere Controlling Möglichkeiten
  • Aufgaben und Workflow

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