Archivierung

ie [accantum]-Lösung zur Rechnungsverarbeitung ermöglicht die digitale Erkennung, Prüfung und Freizeichnung von Rechnungen.

Mit den passenden ERP-Connectoren ist die Integration ins Bestellwesen und die Finanzbuchhaltung des ERP-Systems gewährleistet. Das erhöht die Transparenz in den Rechnungsprozessen, verkürzt Durchlaufzeiten, eliminiert Transport- und Liegezeiten, sichert Skontoerträge und ermöglicht eine zeitnahe Bearbeitung, damit werden Kosten gesenkt.

Durch die elektronische Bearbeitung und den automatisierten Versand der Ausgangsrechnungen lassen sich Druck- und Portokosten verringern, die Bearbeitung wird beschleunigt, Ihre Mitarbeiter werden entlastet. Ergänzend werden mit der [accantum]-SEPA-Verarbeitung sämtliche ausgehende Mandate und Pre-Notifications elektronisch versendet und archiviert.

Die elektronische Archivierung mit [accantum] führt nicht nur zu weniger Papier im Archiv sondern bietet auch mehr Transparenz in den Geschäftsabläufen und ermöglicht eine rechtskonforme sowie revisionssichere Ablage sämtlicher Dokumente. Dies gilt auch für elektronische Dateien und E-Mails.

Das [accantum] E-Mail-Management ist viel mehr als nur Archivierung von elektronischer Post. Wichtige geschäftliche Nachrichten und deren Anhänge müssen zentral recherchierbar und besonders sicher aufbewahrt werden.

Die Fertigstellung eines Projektes oder Geschäftsvorgangs hat oft die Übergabe von Dokumenten zur Folge. Die Export-Funktion lagert auf einfache Weise gewünschte Dokumentenbestände aus, um diese Dritten zur Verfügung zu stellen.
 

Elektronische Archivierung

Die elektronische Archivierung mit [accantum] führt nicht nur zu weniger Papier im Archiv sondern bietet auch mehr Transparenz in den Geschäftsabläufen und macht eine rechtskonforme sowie revisionssichere Ablage sämtlicher Unternehmensunterlagen auf zertifizierten Storagesystemen möglich.

Die Archivierung digitaler Dokumente in festen Formaten wie TIFF oder PDF/A sind der Grundstein jedes effizienten ECM-Systems. Das digitale Archiv der Accantum GmbH ist die ideale Lösung, um sämtliche Daten, von Papierdokumenten über technische Zeichnungen bis hin zu E-Mails inklusive Anhang sachgemäß, revisionssicher und gesetzeskonform an zentraler Stelle bereitzustellen, unabhängig vom ursprünglichen Erzeugersystem. Zusätzlich erfüllt die [accantum]-Archivlösung auch Compliance-Richtlinien wie GDPdU, GoB, SOX und Co. So lassen sich Druck-, Papier –und Lagerkosten effektiv senken. Die einfache, schnelle und vorgangsbezogene Recherche spart darüber hinaus wertvolle Zeit.

  • Einfache, schnelle und bequeme Recherche beliebiger Dokumente
  • Zugriff auf vorgangsbezogene und verknüpfte Dokumente und Akten
  • Kein manuelles Archivieren und kein Drucken von Papierbelegen mehr nötig
  • Automatische Aktenbildung wenn neue Dokumenten archiviert werden
  • Individuelle sowie intuitiv anpassbare Benutzeroberfläche für eine besser Übersicht

  

E-Mail E-Mail Archivierung

E-Mail-Management durch [accantum] ist viel mehr als nur Archivierung von elektronischer Post. Wichtige geschäftliche Nachrichten und deren Anhänge müssen zentral, besonders sicher sowie rechtskonform aufbewahrt werden – vorgangsbezogen in digitalen Akten.

Das E-Mail-Management der Accantum GmbH schafft neue Möglichkeiten. Dabei spielt nicht nur die vollständige, langfristige sowie sichere Archivierung eine Rolle. Ein wichtiger Prozess ist ebenfalls eine blitzschnelle Recherche sämtlicher ein– oder ausgehender E-Mails. Fester Bestandteil ist, versehentlichem Löschen von Nachrichten vorzubeugen. Vollautomatisch und vorgangsbezogen werden alle Inhalte manuell oder auf Wunsch in digitale Akten abgelegt. Dieses E-Mail-Management kann ebenfalls z.B. mit der [accantum]-Eingangspostverarbeitung kombiniert werden.

Rechnungen welche sich im Anhang einer E-Mail befinden, können von der E-Mail getrennt beim passenden Kreditor abgelegt werden. Die E-Mail selbst wird vollständig und unveränderbar im E-Mail Archiv abgelegt.

  • Keine doppelte Datenhaltung von E-Mails sowie Anhängen in verschiedenen Ordnern, sondern ein zentrales Archiv
  • Einfache und schnelle Suche nach beliebigen E-Mails sowie Anhängen direkt in der gewohnten Outlook oder Lotus-Notes-Oberfläche
  • Keine fehleranfällige und schwer kontrollierbare Auslagerung von PST-Dateien notwendig
  • E-Mail-Verwaltung in übersichtliche digitale Akten

 

Selbsttragendes Archiv

Die Fertigstellung eines Projektes oder Geschäftsvorgangs hat oft die Übergabe von Dokumenten zur Folge. Die Export-Funktion lagert auf einfache Weise gewünschte Dokumentenbestände aus, um diese Dritten zur Verfügung zu stellen. Um dem Empfänger das einfache Suchen und Recherchieren in den Dokumentenbeständen zu ermöglichen, wird der [accantum]-Viewer (Anzeigeprogramm) und die Suchmaschine mitgeliefert. Dies hat viele Vorteile und gewährleistet die langfristige Unabhängigkeit von den rasanten Entwicklungen im IT-Bereich. Es lassen sich auch Sicherungskopien des archivierten Dokumentenbestandes erstellen. Die Suchmaschine ermöglicht es, alle Dokumente einfach wieder zu finden. Die gesamte Indizierung, Metadaten und Volltext-Verschlagwortung befinden sich auf dem Datenträger. Die Struktur (Hierarchiebaum) entspricht dem des zentralen Archivs. Die Suche nach den auf dem Datenträger befindlichen Dokumenten ist genauso einfach als wären Sie auf dem zentralen Archivsystem.

Weitere Informationen zum Selbsttragenden Archiv / Export Manager finden Sie in der Mediathek.

  • Flexibilität: Dokumentenbestände samt Arbeitsumgebung stehen auf externe Datenträger zur Verfügung
  • Dokumentenbestände können Dritten ohne eigene [accantum]-Installation zur Verfügung gestellt werden
  • Unabhängigkeit von uns als Hersteller und weitestgehend von zukünftigen Entwicklungen in der IT
  • Erfüllung der GDPdU / Z3 Anforderung