Autohaus Wilsdruff Wolfgang Rost oHG

Branche: 

  • Handel / Grosshandel

Datum: 

03.2016

Version: 

  • 6.x

VW-Autohaus Rost Wilsdruff  bei Dresden

Im Autohaus Rost sind ca. 30 Mitarbeiter beschäftigt. Das Autohaus hat, wie alle Autohäuser ein enormes Belegaufkommen. Um die Servicequalität zu sichern, ist eine hohe Verfügbarkeit der Dokumente für nahezu alle Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt erforderlich. Die Optimierung der Verwaltungsarbeiten und Automatisierung der Geschäftsprozesse ermöglicht weitere Kosten einzusparen und sich damit einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Anforderung

Die Softwareausstattung eines Autohauses ist dadurch gekennzeichnet, das mehre Softwaresysteme zur Bearbeitung eines Geschäftsvorfalles notwendig sind. Die zentralen Systeme in VW-Autohäusern sind das Dealermanagementsystem „VAUDIS“, das System „EVA“ zur Angebotserarbeitung und „Elsa“. Um einen umfassenden Überblick zu erhalten wird eine zentrale Ablage für die Dokumente aller operativer Systeme benötigt. Zusätzlich ist eine Belegsteuerung erforderlich, die Ablage im Archiv, Anreicherung von Dokumenten mit Logos (CI) und Ausdruck sowie Mailversand automatisch erledigt.

Lösung

Sämtliche Ein– und Ausgangsbelege werden im Archiv, teilweise automatisch erfasst und stehen den beteiligten Mitarbeitern zentral zur Verfügung. In den Abteilungen gibt es Scanstationen, über die die Mitarbeiter über Scan-Zieltasten sämtliche Papiere/Dokumente erfassen und digitalisiert in das zentrale Archiv ablegen. Über intelligente automatische Erkennung wird das Dokument analysiert und in die passende Ablage verschlagwortet abgelegt.

Alle für die Garantie– und Schadensbearbeitung notwendigen Dokumente, Fotos etc. werden im DMS von unterschiedlichen Stellen gesammelt und den Mitarbeitern zentral zur Verfügung gestellt.

Ein– und Ausgangsbelege werden identifiziert, gedruckt, gemailt sowie archiviert. Je nach Belegart und verwendetem Papier wird der Ausgangsbeleg mit dem Firmenlogo im Druckprozess ergänzt.  Die Auftragspapiere für die Werkstatt werden mit einem Barcode derart komplettiert, das das handschriftlich vom Werkstattmeister ergänzte „Rückläuferdokument“ aus der Werkstatt durch scannen ohne weiteres Zutun automatisch im Archiv am Originalbeleg abgelegt wird. 

Nutzen

  • Reduzierung des Personalaufwandes
  • Optimierte Belegverarbeitung und reduziertes Druckvolumen
  • Schnelle Belegprozesse und revisionssichere Archivierung
  • Vorgänge sind in Ihrer Gesamtheit am Arbeitsplatz verfügbar
  • Aufbereitung der Belege im einheitlichen „Corporate Design“
  • Räumlichkeiten der bisherigen Ablage werden frei

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