Dokumente

Digitale Dokumente bzw. Akten machen ein umfangreiches Papierarchiv voller Aktenordner überflüssig. Dokumente werden automatisch über eine Ablageregel in digitale Akten eingeordnet, so dass eine bequeme Recherche und somit schnellere Auskunftsfähigkeit aufgrund einer klaren Struktur sichergestellt ist.

Die Steuerung der Dokumente im Unternehmen mittels digitaler Workflows beschleunigt Abläufe und erhöht die Transparenz.

Beteiligte werden über die für sie anstehenden Aufgaben informiert, Ressourcen und Zuständigkeiten werden optimiert. Das spart Zeit und Kosten, entlastet die Mitarbeiter und sorgt durch ein ausgearbeitetes Rechtekonzept für mehr (Daten-)Sicherheit im Unternehmen.

 

Workflow

Die Steuerung der Geschäftsprozesse im Unternehmen mittels digitaler Workflows beschleunigt Abläufe und erhöht die Transparenz. Beteiligte werden über die für sie anstehenden Aufgaben informiert, Ressourcen und Zuständigkeiten werden optimiert.

Die Lösung für Workflow- und Document Process Management (DPM) ermöglicht die automatisierte Steuerung individueller Prozesse und Zuständigkeiten in einem Unternehmen.

Die Accantum GmbH liefert nicht nur die Softwarelösung, sondern bietet darüber hinaus auch die vorherige individuelle Analyse und Beratung. So können Sie verfügbare Ressourcen effizienter nutzen und die Geschwindigkeit der Abläufe von der Erfassung bis hin zur Prüfung und Freigabe von Dokumenten erhöhen.

  • Einfache Abwicklung der Aufgaben über digitale Workflows
  • Verteilung digitaler Dokumente an den jeweils verantwortlichen Mitarbeiter
  • Kontrolle über den Dokumentenstatus
  • Überwachung und Eskalation bei zeitkritischen Vorgängen
  • Einfache Erstellung von Aufgaben und Workflows

 

Digitale Akten

Die digitale Akte macht ein umfangreiches Papierarchiv voller Aktenordner überflüssig. Als Standardlösung der Accantum GmbH lässt sich die digitale Akte für beliebige Zwecke nutzen, z. B. als Kundenakte, Vertragsakte, Projektakte, Patientenakte etc. Archivierte Dokumente werden automatisch über einen Aktenplan in digitale Akten eingeordnet, so dass eine bequeme Recherche und somit schnellere Auskunftsfähigkeit aufgrund einer klaren Struktur sichergestellt ist.

Das spart Zeit und Kosten, entlastet die Mitarbeiter und sorgt durch ein ausgearbeitetes Rechtekonzept für mehr (Daten-)Sicherheit im Unternehmen.

  • Reduzierter Suchaufwand
  • Intuitive Nutzung, da angelehnt an Handhabung „echter" Papierakten
  • Möglichkeit der Verknüpfung von Dokumenten und Akten
  • Arbeiten auch standortübergreifend möglich
  • Vollständige Übersicht dank zentraler Datenhaltung
  • Transparenz durch Verfügbarkeit aller Informationen in einer Akte

 

Digitale Personalakte

Überquellende Aktenschränke und Dokumentenchaos: nie wieder – die digitale Personalakte beschleunigt und automatisiert Personalprozesse und sorgt so für mehr Effizienz und Transparenz im gesamten Unternehmen. Die digitale Personalakte ist die Lösung für effizientes Personalmanagement. Sämtliche Personaldokumente, vom Vertrag bis hin zu Krankmeldungen, werden an einer zentralen Stelle digital archiviert und stehen dort jedem berechtigten Mitarbeiter unmittelbar zur Verfügung, standortübergreifend – für eine schnellere Recherche und Auskunftsfähigkeit.

Die digitale Personalakte bildet die Basis für die Automatisierung von Personalprozessen wie Bewerbermanagement, Weiterbildungen, Reisekostenabrechnungen etc. sowie große Transparenz.

  • Einfache Ablage von Dokumenten aus führenden Systemen heraus
  • Sichere Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
  • Automatische Zuordnung neuer Dokumente in die bestehende Aktenstruktur
  • Geringer Nutzungsaufwand
  • Automatisierte Berücksichtigung von Löschfristen
  • Beschleunigung der Personalprozesse durch digitale Workflows

 

Vertragsmanagement

Digitales Vertragsmanagement von [accantum] ermöglicht den transparenten Überblick über alle aktiven Verträge, Fristen und Laufzeiten – über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg. Das verringert Recherchezeiten und erhöht die Prozesssicherheit.

Die Lösung für die sichere und effiziente Verwaltung aller relevanten Vertragsdokumente erfüllt die gesetzlichen Anforderungen ebenso wie die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.

So lassen sich Verträge, Rahmen- und kollektive Vereinbarungen oder Lizenz- und Wartungsverträge blitzschnell digital erfassen, recherchieren und verwalten. Dank der einheitlichen und vollständigen Abbildung aller Dokumente mit absolut transparentem Blick auf sämtliche Fristen und Laufzeiten wird die Nachweisfähigkeit erhöht und das Controlling immens vereinfacht.

  • Automatisierung der Prozesse über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg
  • Schnelle, inhaltsbezogene Recherche im gesamten Text oder in einzelnen Textpassagen
  • Erhöhte Auskunftsfähigkeit gegenüber Vertragspartnern und dem Management durch vollständige und zentrale Verfügbarkeit aller Dokumente
  • Automatische Wiedervorlagefunktion und Fristenverwaltung in eigenständiger Benutzeroberfläche

 

 

Workflow