EMO-Trans GmbH

Branche: 

  • Verkehr / Transport / Logistik

Datum: 

02.2016

Version: 

  • 5.x

EMO-Trans GmbH

ist Deutschlandweit tätig. Zur Verbesserung der Marktfähigkeit soll die Belegverarbeitung automatisiert und optimiert werden. Daten aus anderen Anbindungen müssen übernommen werden und gezielt auf bestimmte Geräte gedruckt, kopiert oder versandt werden. Durch die so erzielte Kostensenkung möchte sich EMO-Trans einen weiteren Wettbewerbsvorteil sichern.

Anforderung

Die vielfältigen Belege der Spedition, insbesondere aus der Branchensoftware Riege, den ATLAS-Zollprogrammen und zahlreichen branchenspezifischen Formularen etc. sollen elektronisch übernommen und weiterverarbeitet werden. Insbesondere soll eine intelligente Belegsteuerung eingerichtet werden, die automatisch den Druck der Dokumente auf Abteilungs- Geräte– und Schachtebene steuert, Kopieraufträge an den Abteilungskopierer sendet und interne Informationen per Email verschickt. Am Ende soll alles revisionssicher archiviert werden.

Eine Erweiterung auf eine Eingangsbelegverarbeitung sollte zudem zu einem späteren Zeitpunkt problemlos möglich sein.

Lösung

Einrichtung von ACCANTUM als zentralem Dokumentenserver. Alle Ausgangsbelege werden blitzschnell in den Stationen über den Document Manager identifiziert, gedruckt und archiviert sowie in einer Nachtverarbeitung auf den zentralen Archivserver kopiert. Im Rahmen der Belegarchivierung werden alle erforderlichen Suchkriterien übermittelt und der Beleg entsprechend der Kundenvorgaben im Archivbaum volltextindiziert und abgelegt. Je nach Belegart werden unterschiedliche Anforderungen wie z. B. Drucker, Druckerschächte und Kopienanzahl berücksichtigt.

Ergänzend werden alle Belege mit einem Corporate Design aufbereitet. Beim Druck können alle Features der Geräte eingesetzt werden, insbesondere die userbezogene Ablage in den Ausgabefächern sorgt für Entspannung am Kopierer: Ab sofort weiß jeder, wem welche Ausdrucke gehören!

Nutzen

  • Erheblich reduziertes Druckvolumen
  • Optimierte Belegverarbeitung und schnellere Belegprozesse
  • revisionssichere Archivierung
  • Geräte und Schachtsteuerung beim Druck
  • Aufbereitung der Belege im einheitlichen „Corporate Design“

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