ERP

Bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems spielt die Integration in bestehende ERP-Lösungen eine zentrale Rolle.

Mit den Schnittstellen zu ERP-Lösungen bleiben die Anwender in Ihrem gewohnten Arbeitsumfeld, profitieren aber unmittelbar von den Vorzügen elektronischer Belege.

Neben der automatischen Übernahme aller Ausgangsbelege in den zentralen Dokumentenbestand, bringt vor allem der direkte Aufruf von Belegen aus der jeweiligen Anwendung heraus erhebliche Vorteile.

 

Lexware

Archivierung von LEXWARE Ausgangsbelegen

In Lexware erstellte Belege können automatisiert in [accantum] archiviert werden. Die erzeugte Datei wird in [accantum] revisionssicher abgelegt und die individuell erstellten Metadaten werden als Attribute hinterlegt.

Der Ablageort sowie der Name des Dokuments, kann für jede Belegart unterschiedlich und aus verschiedenen Variablen definiert werden.

Belege aus Lexware wiederfinden

Die Dokumente können aus Lexware heraus, durch einen Klick sofort in [accantum] wiedergefunden werden.

Eingescannte Eingangsbelege

können direkt aus Lexware in [accantum] aufgerufen werden. Für eingehende Rechnungen kann das System beispielsweise folgende Vorteile bieten:

  • Einsicht der Rechnung für die gleichzeitige Verbuchung im Lexware Buchhalter oder
  • Recherche und Einsicht von Lieferscheinen, die in Bezug mit der Rechnung stehen

 

SAGE

Das Scannen und Erkennen sowie das richtige Steuern von Dokumenten und gleichzeitig gewohnte Arbeitsschritte zu automatisieren führt zu beachtlicher Zeitersparnis für Ihre Mitarbeiter. Einheitliches und geordnetes maschinelles Ablegen und Indexieren sämtlicher Unterlagen und Dokumente erleichtert die Arbeit und Aufwände bei der Recherche erheblich. Die Dokumente werden nach der Verarbeitung revisionssicher und gesetzeskonform archiviert. Im Archiv liegen die Dokumente manipulationssicher und können auch noch nach vielen Jahren geöffnet und gelesen werden. Jeder „Dokumentenabruf" aus dem Archiv wird dabei geprüft und protokolliert.

Die elektronische Archivierung ist für Kunden mit der Sage Office Line zunehmend ein großes Thema. Passend hierzu steht mit dem elektronischen DMS- und Archivsystem [accantum] seit Jahren eine umfassende und kostengünstige Lösung zur Verfügung. Es handelt sich hierbei um ein webbasiertes Archiv und Dokumenten Management System, welches für alle Größen und Arten von Unternehmen geeignet ist. [accantum] für Sage Office Line bietet weit mehr als reine integrierte Recherchemöglichkeiten auf die digitale Archivlösung. Es bietet ein intelligentes Konzept zum automatischen Verschlagworten und zur Ablage von Ein- und Ausgangsbelegen mit allen relevanten Daten aus der Sage Office Line Datenbank in das digitale Archivsystem ohne Benutzereingriff. Gescannte Eingangsrechnungen können ebenso maschinell verarbeitet werden wie die Tankquittung oder der vom Endkunden unterzeichnete Vertrag.

Ein grundlegender Aspekt ist die klare Strukturierung des webbasierten Anzeigeclients, dessen Oberfläche auf das wesentliche reduziert ist, ohne den vollen Funktionsumfang vermissen zu lassen.

Weitere Informationen zum Produkt finden Sie in der Mediathek.

  • Komfortabel durch die in der Sage Office Line integrierte einfache Suche
  • Effizient aufgrund der Möglichkeit des automatischen Archivierens aller relevanten Ausgangsbelege beim Ausdruck ohne Benutzereingriff
  • Zeitsparend durch die selbsttätige Übernahme von Informationen aus der Sage Office Line in gescannte Eingangsbelege
  • Zuverlässig - durch das automatische Füllen von Belegattributen losgelöst von OCR-Erkennungstoleranzen
  • Einzigartig - per Barcodelabel wird jeder Beleg als Unikat identifiziert und auffindbar gemacht
  • Keine Formularanpassung notwendig / kein Eingriff ins PrintAddin der Sage Office Line
  • Keine PDF-Druckertreiberinstallation notwendig
  • Archivierung mandantenunabhängig einstellbar

 

SAP

Mit der SAP-[accantum]-Archivierung werden unternehmensweit alle wichtigen Dokumente elektronisch zur Verfügung gestellt, sowohl innerhalb als auch ausserhalb von SAP - revisionssicher, kostengünstig und auf allen gängigen Speichersystemen.

Automatische Archivierung Ihrer SAP-Dokumente.

Archivierten Dokumente werden automatisch mit den jeweiligen SAP-Geschäftsprozessen verknüpft. Neben der Archivierung von eingehenden Belegen, wie Lieferscheinen, Eingangsrechnungen und Verträgen, und allen aus SAP ausgehenden Belegen (Angebote, Aufträge, Rechnungen, etc.), können auch Reorganisationsdateien, Drucklisten und selbstverständlich Anhänge, wie technische Zeichnungen, Briefe oder Emails, archiviert werden. Der [accantum]-SAP-Adapter übernimmt die ordnungsgemäße Übertragung der Daten von und zu [accantum].

Visualisierung von Belegen in SAP oder [accantum]

Der [accantum]-SAP-Adapter ermöglicht Ihnen den Zugriff auf alle Belege und Dokumente zu Kunden, Geschäftspartnern, Projekten, Geschäftsvorfällen und Produkten, unabhängig davon, ob sie in SAP über SAP ArchiveLink® oder in anderen Anwendungen erstellt worden sind.
Dokumente anzeigen.

Mit dem [accantum]-SAP-Adapter rufen Sie die Originalbelege direkt aus SAP auf. Da die Informationen im zentralen [accantum]-Repository gehalten werden, stehen sie auch unabhängig von der Ursprungsapplikation vorgangsorientiert zur Verfügung. [accantum] bietet dazu beispielsweise eine komfortable Volltextsuche an.

  • Frühes und gleichzeitiges Erfassen
  • Spätes Erfassen mit und ohne Barcode
  • Automatische Verknüpfung der archivierten Dokumente mit den jeweiligen SAP-Geschäftsprozessen
  • Archivierung von Eingangsbelegen (Rechnungen, etc.)
  • Archivierung von Ausgangsbelegen
  • Archivierung von Drucklisten und Reorganisationsdateien
  • Dokumenten Visualisierung in SAP oder [accantum]

 

DIGAS

Situation

Dokumente und Informationen in Papierform begleiten unseren Arbeitsalltag in fast allen Bereichen.

Das Auffinden von Belegen zum Vorgang verursacht oft hohe Zeitaufwendungen und verbraucht unnötig die wertvolle Arbeitszeit.

Selbst beim Einsatz von Archivsystemen, muss oftmals die ERP Software verlassen werden, in der die Arbeiten zu erledigen sind. Diese Form der Insellösung führt oft zu Frustration bei den Anwendern und sorgt für eine geringe Akzeptanz.

Um Prozesse zu beschleunigen und Daten an Stellen verfügbar zu halten, an denen diese benötigt werden, ist das Ergebnis der Schnittstelle der Softwarelösungen DIGAS <> Accantum.

Der Nutzen von DMS-Lösungen im ERP Umfeld

  • Arbeitsprozesse, deren Ablauf Dokumentenbelastet ist, werden beschleunigt.
  • Informationen werden an den Stellen bereitgestellt, an denen diese notwendig sind.
  • Neben Textdokumenten können Konfigurationen und Treiber bereitgestellt werden.
  • Ablage von Notizen und Bildern erleichtern den Supportprozess.
  • Reklamations- und Garantiefälle werden durch Lieferantenbelege vereinfacht.
  • Technische Beschreibungen zu Geräten und Anlagen ohne langes Suchen im Zugriff.

Weitere Informationen zum Produkt finden Sie in der Mediathek.

Funktionen der Schnittstelle

  • Vordefinierte Attributsuche.
  • Dokumentenablage per Drag & Drop.
  • Freie Suchparameter an jeder Stelle.
  • Konfiguration von Attributen über die DIGAS Modulkonfiguration.
  • In jedes DIGAS Modul per Konfiguration zu Integrieren.
  • Freie Auswahl der Position im Modul über Konfiguration – eigener Reiter oder im Startfenster.

 

MS-Dynamics NAVision

Archivierung von NAV Ausgangsbelegen

Ausgangsbelege verschiedener Stufen können manuell oder automatisch archiviert werden. Die erzeugte Datei wird in [accantum] revisionssicher abgelegt, die individuell einstellbaren Metadaten werden als Attribute ebenfalls gespeichert. Der Ablageort kann für jede Belegstufe unterschiedlich und aus verschiedenen Variablen dynamisch zusammengesetzt definiert werden.

Belege aus NAV wiederfinden

Die Belege können aus NAV durch einen Klick sofort in [accantum] wiedergefunden werden. Ist die Versionierung aktiviert, können auch die verschiedenen Versionen eines Belegs in [accantum] gefunden werden.

Eingescannte Eingangsbelege

können direkt aus NAV angezeigt werden. In Belegen und Kreditorenposten wird angezeigt, ob die eingestellten Suchparameter in [accantum] eine Suchabfrage erlauben oder nicht. Mit einem Klick wird dann das Suchergebnis in [accantum] angezeigt. Die dynamischen Suchwerte erlauben eine für jeden Einkaufsbeleg frei definierbare Suche nach ein oder mehreren Kriterien, die aus fixen Werten oder NAV-Feldwerten erstellt werden. Nicht nur die Suche nach Belegen ist möglich, auch Kreditorenposten, die mit Fibu-Buchblättern gebucht wurden, können als Suchparameter eingegeben werden.