Franz Aircraft Engines Vertriebs GmbH

Branche: 

  • Verarbeitendes / Produzierendes Gewerbe

Datum: 

02.2016

Version: 

  • 5.x

Die Franz Aircraft Engines Vertriebs GmbH

übernimmt den Vertrieb und die Wartung von ROTAX Flugmotoren, die insbesondere im Segment der Ultralight Flugzeuge in Europa die Marktführung inne hat. Die FRANZ Gruppe besteht aus drei Firmen, die in einem gemeinsamen DMS System verwaltet werden. Die Mitarbeiter haben Zugriff auf unterschiedliche bzw. getrennte Bereiche der Firmen - dies muss durch eine leistungsstarke Rechte– und Zugriffsverwaltung gewährleistet werden.

Anforderung/Zielsetzung

In erster Linie ist es für die Franz Gruppe wichtig, ihre  auftragsbezogenen Belege zu archivieren. Des weiteren sollen sämtliche  Arbeitsberichte mit allen dazugehörigen Unterlagen abgelegt werden.

Die Erfassung der Lieferanten Eingangsbelege wie z.B. Rechnungen, Lieferscheine sowie des kundenspezifischen Schriftverkehrs und Informationen ist notwendig, hierzu gehört auch der gesamte  E-Mail Verkehr.

Lösung

Die automatische Archivierung sämtlicher Ausgangsbelege aus der Branchenlösung CSB sowie der Eingangsbelege wurde priorisiert. Diese werden im entsprechenden Lieferanten– bzw. Kundenordner abgelegt.

Eingangsbelege werden an einem Scan-Arbeitsplatz sofort eingescannt und nach Prüfung der Positionen entsprechend abgelegt, ebenso wird mit den Kundenkorrespondenzen vorgegangen.

Die im Kundendienst eingesetzten Arbeitsberichts-Mappen werden nach Auftragsfertigstellung eingescannt und  beim Projekt / Kunden archiviert.

Qualitätsdokumente und Zertifikate werden nachvollziehbar im System archiviert.

Ein– und ausgehenden Emails werden am Emailserver (Exchange) abgegriffen und automatisch nach definierten Mail-Regeln im Emailarchiv je Firma im geschützten Bereich abgelegt.

Nutzen

  • Optimierte Belegverarbeitung, schnelle Dokumentenrecherche
  • Schnelle Belegprozesse und revisionssichere Archivierung aller Belege, Emails sowie wichtiger Zertifikate und Dokumente.
  • Vorgänge sind in ihrer Gesamtheit per Mausklick erreichbar
  • Große Einsparungen im Bereich des „Papier-Archives“
  • Zentrale, geschützte Ablage aller relevanten Dokumente

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