GFG Seibt AG BK

Branche: 

  • Dienstleistungsbranche

Datum: 

02.2016

Version: 

  • 6.x

GFG SEIBT AG BK

Die GFG SEIBT AG BK befasst sich als regional größter Anbieter mit Hardware (Druck, Kopie, Fax, Scan), Software, Lösungen und Service rund ums Dokument im Büro. Vom simplen Kaufauftrag über ein System bis hin zu komplexen Seitenpreisverträgen, laufende Erbringung von Serviceleistungen und zuverlässige Versorgung der Kunden Verbrauchsmaterialien sind das Kerngeschäft. Alle Prozesse basieren auf Dokumenten.

Anforderung

[accantum] wird von der GFG SEIBT AG BK als Archivierungslösung eingesetzt. Als Anwender und zugleich Anbieter ist das Ziel maximal Automatisierung ins Büro zu bringen. Ziel ist es, jedes selbst erstellte Dokument sofort zu archivieren oder dafür optimal vorzubereiten. Alle Dokument sollen automatisch mit Briefpapier, Barcodeeindruck und mit wechselnden Bildelementen ausgegeben und gleichzeitig archiviert werden. Der einzelne Anwender soll so wenig wie möglich manuell in die Prozesse eingreifen.

Lösung

Die bereits bestehende [accantum] Installation wurde weiter genutzt und durch den [accantum] Document Manager ergänzt.

Alle Ausgangsbelege werden nun automatisch beim Erstellen des Belegs in [accantum] in den entsprechenden Kundenordner als PDF- Dokument revisionssicher abgelegt und können mit Versionsverlauf geöffnet werden.

IM ERP Programm Evatic sind alle Belege so gesteuert, dass sie wichtig Informationen in jedem Dokument mitgeben, die vom Document Manager erfasst und regelbasierend ausgewertet werden.

Eingehende Belege werden mittels [accantum] Dokument Manager automatiisch erkannt und in Accantum abgelegt. Die Auftragsnummer dient als Referenz für Evatic, um diese Belege sofort zu finden und zu öffnen.

Beim Scannen müssen die Mitarbeiter nur eine einzige Funktionstaste benutzen. Dahinter verbirgt sich ein vom Document Manager gesteuerter Regelkatalog, der jedes Dokument richtig verarbeitet und ablegt.

Nutzen

  • Zeitvorteil durch direkte Suche von Eingangsbelegen aus [accantum]
  • Ausgangsbelege können ohne manuellen Eingriff sofort abgelegt werden.
  • Der Vertrieb kann vollständig konfektionierte Angebote  per Mail in wenigen Minuten an den Kunden versenden.
  • Eingangsbelege werden automatisch durch den Document Manager verarbeitet und abgelegt. Der Anwender muss sich nicht mit Details befassen.
  • Abgezeichnete Lieferscheine können von den Fahrern selbst durch einen einzigen Knopfdruck archiviert werden

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