GoBD

Was bedeuten die GoBD?

Die GoBD, also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, betrifft sämtliche steuerlich relevanten Dokumente. Diese umfangreiche Regelung gilt seit Januar 2015 für alle Unternehmen in Deutschland und löst die vorherigen Regelungen “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)” und “Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)” ab.

Im Kern geht es bei der GoBD um folgende Fragen:
Wie und was kann elektronisch gespeichert werden?
Wie sehen die Dokumentationspflichten im Einzelnen aus?
Welche Technologien dürfen eingesetzt werden?
Auf welche Arten kann ein Betriebsprüfer zugreifen?
… und so weiter – das alles wird festgelegt. Sämtliche steuerlichen Aufzeichnungspflichten für Unternehmer, Gewerbetreibende und Freiberufler werden detailliert erläutert.

Steuerlich relevante Belege digital archivieren

Als Steuerpflichtiger sind Sie „für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher" selbst verantwortlich und müssen darauf achten, im Bedarfsfall alle Belege vorlegen zu können.
Die GoBD legen fest, dass zusätzlich zu den steuerlich relevanten Belegen auch alle Unterlagen aufzubewahren sind, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind, das gilt auch für digitale und elektronische Belege und Aufzeichnungen. So müssen Sie elektronische Belege, die im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind, unverändert aufbewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.
Bei einer Betriebsprüfung müssen sie dem Finanzamt vorliegen –  worauf wird der Betriebsprüfer achten? Folgende Anforderungen stehen in der GoBD:

  • Unveränderbarkeit: Belege und Aufzeichnungen müssen so archiviert werden, dass man den ursprünglichen Zustand feststellen kann.
  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein Betriebsprüfer muss die steuerrelevanten Belege/Buchungen verstehen und überprüfen können.
  • Vollständigkeit und Richtigkeit: Alle steuerlich relevanten Belege müssen vollständig und unveränderbar archiviert werden.
  • Zeitnahe Erfassung und Ordnung: Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt bzw. aufbewahrt werden, sondern müssen geordnet sein und auch zeitnah gebucht werden.

Die GoBD werden regelmäßig angepasst und die letzte Änderung gilt seit dem 01.01.2016. Diese neuen bürokratischen Aufgaben zu bewältigen ist eine Aufgabe, die jetzt auf jeden Unternehmer zukommt, doch profitieren Sie natürlich auch sonst von der Digitalisierung all Ihrer Geschäftsprozesse: Die Suche nach Dokumenten gehört der Vergangenheit an, wenn alle Unterlagen ordnungsgemäß digital archiviert wurden!
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD genannt, finden Sie direkt beim Bundesfinanzministerium.

Dokumenten- / Archivsystem für unbegrenzte Anzahl an Dokumenten inklusive 3 User ab € 1.580,- Kaufversion zzgl. Aktualitätsgarantie oder ab € 86,- Miete je Monat.

 

Die wichtigen Kernaussagen der GoBD

  • Datensicherheit und Unveränderbarkeit: Alle ins System eingegebenen Daten müssen, zum Beispiel durch regelmäßige Sicherung oder Historisierungen, laut GoBD wirkungsvoll vor Verlust und einer nachträglichen Änderung geschützt sein. [accantum] schützt vor nachträglichen Änderungen und kümmert sich um die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen.
  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Die digitale Dokumentation muss laut GoBD die Nachvollziehung der Geschäftsvorfälle durch einen sachkundigen Dritten erlauben. Dafür sorgen bei [accantum] die Historien- / Zugriffs- und Protokollfunktionen.
  •  Vollständigkeit: Die erforderlichen Belege/Daten müssen durch die GoBD aufgrund der Einzelaufzeichnungspflicht lückenlos vorhanden sein. Mit [accantum] können Sie das ohne großen Aufwand realisieren, indem Sie all Ihre Belege direkt hochladen und/oder automatisch erfassen.
  • Vollständigkeit & Richtigkeit: Die Aufzeichnungen müssen laut GoBD die tatsächliche Abbildung der Geschäftsvorfälle lückenlos gewährleisten. Hierbei müssen Sie dafür Sorge tragen, dass alle Belege die Sie in [accantum] hochladen auch den originalen Belegen entsprechen. [accantum] unterstützt Sie hier durch automatische Erkennungs- und Prozessmechanismen.
  • Ordnung: Die digitalen Aufzeichnungen, müssen nach den GoBD so übersichtlich erfolgen, dass auch ein Dritter sich in angemessenen Zeit einen Überblick verschaffen kann. Im Falle einer Betriebsprüfung können Sie die steuerrelevanten Belege dem Betriebsprüfer im dafür vorgesehenen Datenexport zur Verfügung stellen. Sie können dem Betriebsprüfer auch direkt Zugriff auf [accantum] geben, so dass dieser dort die steuerrelevanten Belege prüfen kann.

 

E-Mail Archivierung

In vielen Unternehmen wird die E-Mail, zunehmend auch für den Versand von Rechnungen und anderen elektronischen Belegen dem Postweg vorgezogen. Immer dann, wenn die Mail einen Geschäftsbrief oder einen Beleg ersetzt bzw. enthält, ist sie aufgrund ihrer Relevanz für die steuerliche Erfassung und Behandlung selbstverständlich in Einklang mit den GoBD zu archivieren.
Sofern die E-Mail nur als „Transportmittel“ genutzt wird und selbst keine weiteren steuerrelevanten Informationen beinhaltet muss diese nicht archiviert werden. Diese Unterscheidung lässt sich in der Praxis aber nur mit erheblichen Aufwand realisieren

E-Mail Archivierung für unbegrenzte Anzahl E-Mails / E-Mailkonten inklusive 20 User für 380€ Kaufversion zzgl. Aktualitätsgarantie.

 

[accantum] – GoBD testiert

Mit [accantum] können Sie die wesentlichen Vorschriften der GoBD konsequent und nachprüfbar einhalten. Das beginnt bei der lückenlosen und unveränderbaren Speicherung aller steuerrelevanten Belege durch das GoBD-testierte Archivsystem.

Zertifikat [accantum] V6.1
 

Rechtlicher Hinweis:

Die hier wiedergegebenen Information dienen einem Überblick und stellen keine Rechtsberatung dar. Wenden Sie sich bei Bedarf an einen Fachanwalt. Eine Gewähr oder Haftung für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der Angaben wird nicht übernommen.