Handelskammer beider Basel

Ort

CH

Branche: 

  • Öffentliche Verwaltung

Datum: 

02.2016

Version: 

  • 5.x

Die Handelskammer beider Basel

Die Handelskammer beider Basel ist der regionale Exportberatungsstützpunkt des Business Network Switzerland für die Nordwestschweiz. Die Leistungen der HKBB sind:

  • Vermittlung von Informationen über Exportmärkte
  • Kontaktvermittlung zu anderen Institutionen im Exportförderungs-Netzwerk der Schweiz
  • Abklärung der Exportchancen (Chancenanalysen)

Zielsetzung

Durch den Einsatz von [accantum] sollen mit minimalem zeitlichen Aufwand alle Dokumente wie die elektronisch erstellten Beglaubigungen (eOrigin), die Handbeglaubigungen und die Carnet ATA zukünftig revisionssicher, elektronisch archiviert werden. Die Zielsetzung war mit dem Einsatz von [accantum], sowohl die Personalintensität, als auch den Raumbedarf für die Archivierung deutlich zu reduzieren. Zusätzlich sollen Dank [accantum] alle Mitarbeiter mit minimalem, zeitlichen Aufwand auf die archivierten Carnets und Beglaubigungen zugreifen können.

Lösung

Installation von [accantum] als zentrales Dokumenten Archivsystem. Alle mit der Neopost Output Management Lösung „PrintMachine“ erstellten Carnet und der Branchen-Webapplikation „eOrigin“ erzeugten Beglaubigungen, werden mit dem Accantum Document Manager automatisch im Archivsystem abgelegt. Die von den Zollämtern retournierten Carnets werden über einen vorgängig oder mit dem BSS - Labelprogramm erstellten 2D-Barcode mittels dem zentralen Scanner und dem Accantum Document Manager automatisch im Archivsystem archiviert. Sämtliche Kunden
E-Mails und Office Dokumente werden ebenfalls mit dem Accantum E-Mail Add-In und dem Accantum PrintCenterOne gemäss eindeutiger Carnet – Nummer archiviert.

Die Archiv-Applikation bei HKBB:

  • Carnets ATA
  • Carnets ATA Alliance (Streitfälle)
  • Carnets ATA Mahnungen
  • ATAonline (PrintMachine)
  • Beglaubigungen
  • Eorigin
  • Handbeglaubigungen
  • Mahnungen der fehlenden Nachweise
  • Archivierung von Emails
  • VAV-Verträge/ATAonline-Verträge
  • Kontrollberichte
  • Monatsrechnungen
  • Revisionssicher mit Ditgital Signatur

Nutzen

  • Reduzierung des Personalaufwandes
  • Steigerung der Flexibilität im Unternehmen
  • Reduzierung des Raumbedarfs
  • Schnelles Auffinden aller gewünschten Dokumente
  • Suche nach Schlagworten im Dokument selbst

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