ITson GmbH

Branche: 

  • Dienstleistungsbranche

Datum: 

02.2016

Version: 

  • 6.x

Die Firma ITson GmbH

Als kompetenter Partner für Hard- und Softwarelösungen überzeugt die Firma ITson GmbH seit nunmehr 11 Jahren ihre Kunden. Hier werden dem Handwerksmeister ebenso, wie dem mittelständischen Unternehmen, speziell auf die individuellen Anforderungen angepasste IT-Lösungen angeboten.

Das Leistungsspektrum reicht von der Server-Virtualisierung, über Softwarelösungen, bis hin zur elektronischen Dokumentenarchivierung.

Neben der Hauptniederlassung in Sonneberg, betreibt die Firma zusätzliche Zweigstellen in Schwabach bei Nürnberg und in Gera.

Zielsetzung

Einrichtung eines klar strukturierten und intuitiv zu bedienenden digitalen Archivs. Neben der revisionssicheren Aufbewahrung der Belege, sollen zu Kunden und Lieferanten alle Dokumente vorgangsbezogen zur Verfügung stehen. Weiterhin soll dem stetigem Anstieg von Verbrauchsmaterialien, wie z.B. Papier, Ordner und Toner Einhalt geboten werden.

Die Lösung

Implementierung des [accantum] DMS/Archivsystems für 10 Mitarbeiter. Eingehende Belege werden über Barcodes strukturiert  definiert. Dadurch ist es möglich, im Stapel alle eingehenden Beleg innerhalb kürzester Zeit im Archiv zu erfassen. Alle ausgehenden Dokumente werden automatisiert, ohne Mehraufwand für den Benutzer, in der entsprechenden Archivstruktur abgelegt. Ein weiterer wichtiger Bestandteil dieser Lösung ist, die regelbasierte Archivierung der ein– und ausgehenden Emails über den integrierten Exchange-Connector.

Nutzen

  • Einfacher & intuitiver Zugang zu allen wichtigen Dokumenten
  • Gesetzeskonforme, rechtlich sichere Ablage
  • Schlanke Email-Verwaltung
  • Schnelles Auffinden aller Dokumente über OCR Volltexterkennung und zugehöriger Suchroutinen
  • Erhebliche Zeitersparnis beim Abgleich zusammengehörender Vorgänge
  • Verbesserung der Kundenbetreuung durch schneller Bearbeitung der Vorgänge
  • Verbrauchsmaterialien erheblich reduziert & dadurch Ressourcen geschont
  • Kosten für zusätzlichen Raum gespart

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