Module

Accantum bietet ein Reihe ergänzender Module, vor allem die Universalmodule welche Applikationsunabhängig sind erfreuen sich großer Beliebtheit.

DirectLink

Einfach nur Finden!

Mit DirectLink steht die Suche im Vordergrund. Das Suchwort, die Zahl oder die Tabellenzeile mit der Maus markieren und anschließend eine von Ihnen festgelegte Tastenkombination betätigen - DirectLink sucht im Hintergrund die Treffer. Sobald Treffer gefunden wurden, öffnet sich automatisch der Browser mit der aus Accantum bekannten Trefferliste - fertig!

Bei DirectLink handelt es sich um einen Dienst, der die Tastenkombinationen überwacht und bei entsprechendem Tastendruck die Suche ausführt. Dies macht den Einsatz dieses Tools so universell.

DirectLink dient der direkten Suche von Dokumenten aus Windows Anwendungen im [accantum]-Archiv. Hierzu wird ein Suchprofil im DirectLink angelegt, das sowohl Text- als auch Tabellenorientiert die Suche ausführt.

  • Sie möchten den Beleg zu einem Auftrag sehen?
  • Sie möchten der Reklamation per Email zu einer Rechnung nachgehen?
  • Sie benötigen ein Schreiben aus der Personalakte?

Mit DirectLink können Treffer aus jeder Windows-Anwendung heraus erhalten werden. Ohne manuelles Öffnen des Browsers und ohne zusätzliche Anmeldung (bei Single-SignOn).

Einfaches Tool

DirectLink ist ein einfach zu bedienendes Handwerkzeug für den PC, dass eine besonders hohe Funktionalität bietet. Im Rahmen der Konfiguration können mehrere Profile für unterschiedliches Suchen eingerichtet werden! Das ist dann wichtig, wenn aus unterschiedlichen Tabellen die Suche gestartet werden soll. Es lassen sich mit DirectLink Profile für folgende Konfigurationen vornehmen:

Suchprofile: Hier kann eingerichtet werden, auf welche Tastenkombination DirectLink reagieren soll. Es können beliebig viele Profile eingerichtet werden.

Freitextsuche: Beliebig viele Worte, Zahlen etc. markieren und als Suchbegriff ans Archiv übergeben.

Tabellensuche: Definieren welche Felder (Spalten) eines Datensatzes in die Suchabfrage einbezogen und als Suchbegriffe nach [accantum] übergeben werden soll.

Weitere Informationen zum DirectLink finden Sie in der Mediathek.

  • Suche per Tastenkombination aus jeder Applikation
  • Konfigurierbar für Suche aus Tabellenzeilen

 

Export Manager

Export

Immer häufiger werden Dokumente in elektronischer Form für Dritte benötigt. Der Exportmanager bietet eine leistungsstarke Konfigurationsmöglichkeit, über die festgelegt wird, welche Dokumente exportiert werden sollen. [accantum] bietet die Erzeugung von selbsttragenden Archiven an. Hierbei werden nicht nur einzelne Dateien exportiert, sondern zudem eine mobile Datenbank (max. Größe 4GB) mitsamt Programmoberfläche. Diese Exporte bieten ähnliche Recherchemöglichkeiten und Metadaten wie im zentralen DMS und bilden so ein selbsttragendes Archiv, ohne dass eine [accantum]-Installation notwendig ist.

In der Praxis werden selbsttragende Archive benötigt, wenn beispielsweise projektbezogene Dokumente dem Geschäftspartner übergeben werden sollen, oder wenn dem Steuerberater Belege elektronisch für den Jahresabschluss zur Verfügung gestellt werden sollen. Auch die von den Finanzbehörden geforderte Datenträgerüberlassung gemäß GDPdU (Z3) wird hiermit realisiert.

Selbsttragendes Archiv

Die Fertigstellung eines Projektes oder Geschäftsvorgangs hat oft die Übergabe von Dokumenten zur Folge. Die Export-Funktion lagert auf einfache Weise gewünschte Dokumentenbestände aus, um diese Dritten zur Verfügung zu stellen. Um dem Empfänger das einfache Suchen und Recherchieren in den Dokumentenbeständen zu ermöglichen, wird der [accantum]-Viewer (Anzeigeprogramm) und die Suchmaschine mitgeliefert. Dies hat viele Vorteile und gewährleistet die langfristige Unabhängigkeit von den rasanten Entwicklungen im IT-Bereich. Die Suchmaschine ermöglicht es, alle Dokumente einfach wieder zu finden. Die gesamte Indizierung, Metadaten und Volltext-Verschlagwortung befinden sich auf dem Datenträger. Die Struktur (Hierarchiebaum) entspricht dem des zentralen Archives. Die Suche nach den auf dem Datenträger befindlichen Dokumenten ist genauso einfach, als wären Sie auf dem zentralen Archivsystem.

Weitere Informationen zum Export Manager finden Sie in der Mediathek.

  • Flexibilität: Dokumentenbestände samt Arbeitsumgebung stehen auf externe Datenträger zur Verfügung
  • Dokumentenbestände können Dritten ohne eigene [accantum] Installation zur Verfügung gestellt werden
  • Unabhängigkeit von uns als Hersteller und weitestgehend von zukünftigen Entwicklungen in der IT
  • Erfüllung der GDPdU / Z3 Anforderung

 

File Archiver

Was soll archiviert werden?

Mit der [accantum]-Filearchivierung lassen sich beliebig viele Dokumente und Ordnerinhalte archivieren. Dabei können auch die Ordnerstrukturen übernommen werden.

Für die Dokumente werden vorher der Ziel-Ablageort, die Attribute und Kategorien vergeben. Bei den Attributen und dem Ablageort besteht die Möglichkeit, einen Platzhalter anzugeben, der entsprechend beim Archivieren ersetzt wird.

Konfiguration bei Nutzung der Programmoberfläche

In den Konfigurationen werden alle Einstellungen des Archiver gespeichert. Der Archiver verwendet dabei eine sogenannte Standardkonfiguration, die bei jedem Start geladen wird. Diese kann vom Anwender jederzeit mit eigenen Werten gespeichert werden.

So ist es möglich, datumsbasiert Ablageorte zu erzeugen oder bestimmte Attribute, die die Suche erleichtern, vorab zu vergeben. Desweiteren kann jede Konfiguration entweder als Standardkonfiguration oder als Konfigurationsdatei gespeichert werden.

Zusätzlich können beim Archivieren auch Dateiendungen per Filter ausgeschlossen werden, oder es werden nur Dateien mit den im Filter angegebenen Dateiendungen archiviert.

Der Archivierungsvorgang über die Oberfläche kann jederzeit unterbrochen werden, wobei der Archiver sich die noch ausstehenden Dokumente merkt, um den Vorgang danach wieder aufnehmen zu können (z.B. große Datenmengen).

Weitere Informationen zum File Archiver finden Sie in der Mediathek.

  • Archivierung von ganzen Verzeichnisbäumen mit Übernahme der Ablagestruktur
  • Speichern der unveränderten Original-Dateien (auch Emails im .eml oder .msg Format)
  • Regelbasierte Archivierung
  • Konfigurierbar als Windows-Task zur zeitgesteuerten Archivierung festgelegter Ordner

 

Tobit David Connector

Mit Hilfe des Tobit David Connectors lassen sich digitale Dokumente, sowohl mit als auch ohne Anhang, direkt aus dem InfoCenter heraus archivierien. Die Nachricht muss ausgewählt und angeklickt werden. Sie wird im Anschluss (mit der rechten Maustaste) beim Punkt „Archivieren" archiviert. Es öffnet sich ein Fenster, in dem sich Eigenschaften, Schlagworte und Speicherort festlegen lassen. Das Feld „Suchbegriffe" wird automatisch mit dem Absender und Empfänger vorbelegt. Wurden in [accantum] benutzerspezifische Felder angelegt, werden diese automatisch im Connector angezeigt. Ferner erfolgt hier die Auswahl, welche Anhänge archiviert werden sollen. Für jede Nachricht lässt sich auswählen, ob diese nachträglich noch geändert werden kann.

Bei der Konfiguration lässt sich eine Komplettarchivierung des gesamten Postein- bzw. ausgangs festlegen. Alle Nachrichten werden automatisch geprüft und kategorisiert. Die Prüfung durch die E-Mail Regeln stellt sicher, dass nur relevante Nachrichten an das Archivsystem übergeben werden.

Weitere Informationen zum Tobit Connector finden Sie in der Mediathek.

  • Speichern der unveränderten Original-Email im Eml-Format
  • Direkte Verschlagwortung
  • Optische Kennzeichnung der Mails in David
  • Möglichkeit zur Übergabe der Nachricht im TIFF-Format
  • Möglichkeit zur Übergabe der Nachricht inkl. Anhang

Lotus Notes Connector

Lotus Notes/Domino Email Archivierung

Zum modernen Informationsmanagement gehört auch die Verwaltung von Emails aus Groupware-Systemen. Der Lotus Notes/Domino Connector für [accantum] bietet die Möglichkeit, Emails aus Lotus Notes/Domino-Anwendungen zu archivieren. Der Connector unterstützt die gängigen Lotus Notes/Domino-Plattformen (Windows, Linux, i5OS, etc.) und kann somit die Lotus Notes/Domino-Welt mit dem [accantum] - Archiv verbinden.

Zum Funktionsumfang des Lotus Notes/Domino Connector für [accantum] gehören:

  • Die zentrale und rechtssichere Archivierung ein- und ausgehender Emails
  • Das Wiederherstellen archivierte Emails im Lotus Notes Client

Domino Journal

Der Lotus Notes/Domino Connector für [accantum] greift die eingehenden und ausgehenden Emails in der Domino Journal-Datenbank ab. Die Emails werden archiviert bevor ein Benutzerzugriff stattfindet. Da die Journalisierung am Lotus Domino-Server ein Standard ist, kann dort auch das Regelwerk hinterlegt werden (z.B. Ausnahmen für bestimmte Mail-Adressen).

Integration

Die Integration erfolgt in der gewohnten Lotus Notes-Umgebung. Archiv-Attribute und Systemeinstellungen werden in der Konfiguration-Datenbank (ArchivIF ConfigDB) des Connectors definiert

Weitere Informationen zum Lotus Notes Connector finden Sie in der Mediathek.

  • Speichern der unveränderten Original-Email im DXL-Format
  • Setzt auf Standard Lotus Notes-Funktionalität auf (z.B. Jounaling)
  • Regelbasierte Archivierung
  • Anzeige der archivierten Emails (Notes-Dokumente)
  • Konfiguration in Lotus Notes
  • Zurückspeichern der Mails
  • Protokollierung in Lotus Notes