Neumann GmbH

Branche: 

  • Baugewerbe

Datum: 

03.2016

Version: 

  • 6.x

Neumann GmbH Glas– und Gebäudereinigung

Die Fa. Neumann GmbH bietet mit Ihren 80 Mitarbeitern Reinigungsdienste aller Art an. Von der Glas– und Gebäudereinigung über die Unterhalts und Baureinigung von gewerblicher oder privater Seite bis zur Industriereinigung von Gebäuden und Maschinen.

Zielsetzung

Typisch für den Dienstleistungsbereich entstehen eine große Zahl von Belegen für Arbeitsnachweise, Verträge und Rechnungen. Außerdem werden aufgrund des hohen Personaleinsatzes viele Unterlagen für Lohn– und Gehaltsabrechnung, Meldungswesen und Personalakten erzeugt und abgelegt. Die Zeit und die Kosten für die  Ablage und Verwaltung dieser Vielzahl an Dokumenten soll deutlich reduziert und gleichzeitig der gezielte Zugriff auf die archivierten Unterlagen vereinfacht werden.

Die Lösung

Installation des [accantum] SB Archivservers. Nach Erfassung aller erzeugten Dokumente und der zugehörigen Arbeitsabläufe wurde ein schriftlicher Leitfaden verfasst und anschließend die Verarbeitung der Dokumente im [accantum] Dokumentenmanager abgebildet. Über eine intelligente Verschlagwortung konnte die Rechnungsprüfung und die Disposition der Zahlungen über [accantum] realisiert werden. Die Ausgabe der Lohnunterlagen (wie Lohnbelege, Krankenkassenmeldungen, Steuermeldungen) direkt in [accantum] führt zu einem deutlich reduzierten Aufkommen an Papier und Verbrauchsmaterial sowie Aktenschränken und Lagerplatz.

Nutzen

  • Steigerung der Flexibilität im Unternehmen
  • Reduzierung des Raumbedarfs
  • Geringere Kosten für die Ablage
  • Gezieltes Auffinden aller gewünschten Dokumente
  • Schnellere Bearbeitung von Rechnungen

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