Segura Automobile GmbH

Branche: 

  • Handel / Grosshandel

Datum: 

03.2016

Version: 

  • 5.x

Segura Automobile GmbH

In der Segura Automobile GmbH sind 18 Mitarbeiter beschäftigt. Das Autohaus hat, wie alle Autohäuser ein enormes Belegaufkommen. Um die Servicequalität zu sichern, ist eine hohe Verfügbarkeit der Dokumente für nahezu alle Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt erforderlich. Die Optimierung der Verwaltungsarbeiten und Automatisierung der Geschäftsprozesse ermöglicht weitere Kosten einzusparen und sich damit einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Anforderung

Reduzierung des Papieraufkommens und Vereinfachung der Archivierung in den Bereichen Fahrzeugakten, Eingangsrechnungen, Ersatzteilverfolgung und Mailarchivierung. Schneller und einfacher Zugriff ins Archiv. „Finden anstatt Suchen“.

Lösung

1. Die Fahrzeugakte wird mit einem einheitlichen Deckblatt versehen, dieses beinhaltet alle relevanten Informationen auf einen Blick. Die komplette Akte wird gescannt, im Archiv wird automatisch ein Ordner mit der Fahrgestellnummer erstellt sofern noch nicht vorhanden, ansonsten handelt es sich um einen Nachtrag zum Fahrzeug.

2. Die Eingangsrechnungen werden anhand der Kundennummer beim Hersteller erkannt und ebenfalls in Ordner mit der Fahrgestellnummer abgelegt. Die Datei enthält das Rechnungsdatum und den Zusatz “Einkaufsrechnung“.

3. Die Ersatzteilverfolgung wird durch eine Excel Datei realisiert dabei wird jedes Tabellenblatt in drei Kategorien getrennt (EIL STOCK und FREMD) und vollautomatisch im Archivordner der Ersatzteile abgelegt.

4. Die Kommunikation via E-Mails ist extrem wichtig geworden und keine E-Mail darf verloren gehen. Alle ein– und ausgehenden E-Mails werden direkt am Exchange Server nach einem Regelwerk überprüft und archiviert. Jeder Mitarbeiter kann, gemäß seinen Berechtigungen auf archivierte E-Mails zugreifen, das versehentliche löschen von E-Mails im Outlook kann zwar noch passieren, aber die E-Mail ist ja im Archiv gesichert und geht somit nicht verloren.

Nutzen

  • Materialeinsparung in Form von Ordnern Papier und Regalen
  • Zeitersparnis und somit finanzielle Entlastung
  • Zufriedenheit der Mitarbeiter wurde gesteigert „finden statt suchen“
  • Qualifizierte Ersatzteilinformationen & -Aussagen

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