Spedition Bruhn

Branche: 

  • Verkehr / Transport / Logistik

Datum: 

02.2016

Version: 

  • 5.x

Spedition Bruhn

In der Spedition sind bundesweit 200 Mitarbeiter beschäftigt. Bruhn unterliegt wie alle Speditionen einem starken Preisdruck und hohen mitbewerb auch aus Niedriglohnländern. Die Optimierung der Verwaltungsarbeiten und Automatisierung der Geschäftsprozesse ermöglicht weitere Kosten ein zu sparen und sich damit einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Anforderung

Die vielfältigen Belege des Transport-Unternehmens, insbesondere die aus der Branchensoftware sowie die Zollformulare etc. sollen elektronisch in einem zentralen System zusammengefasst und zur Verfügung gestellt werden. Ergänzend soll eine intelligente Belegsteuerung eingerichtet werden, die automatisch Ausgangsdokumente und eingehende Abliefernachweise verarbeitet und anschließend archiviert.

Lösung

Einrichtung von [accantum] als zentralen Dokumentenserver, über den die Mehrzahl der Belege automatisch verarbeitet werden.

Alle Ausgangsbelege werden über den Document Manager identifiziert, gedruckt sowie archiviert. Je nach Belegart werden unterschiedliche Anforderungen wie z. B. Kopien Anzahl berücksichtigt.

Ergänzend werden alle Belege, die später als Abliefernachweise gescannt werden, um einen 2-dimensionalen Barcode für die automatische Weiterverarbeitung ergänzt. Der Administrator hat an den zentralen Anwendungen (bis auf den Druckertreiber) nichts zu ändern! Einstellungen werden einmalig auf der grafischen ADM-Oberfläche eingerichtet.

Beim Druck können alle Features der Geräte eingesetzt werden, insbesondere die userbezogene Ablage in den Ausgabefächern sorgt für Entspannung am Kopierer: Ab sofort weiß jeder, wem welche Ausdrucke gehören!

Rückläufer werden über die vorhandenen Multifunktionsgeräte an das Scan ziel geschickt. Die Software übernimmt die gescannten Dokumente nebst anhängenden Begleitpapieren, liest den Barcode aus und archiviert automatisch entsprechend alle Seiten – fertig!

Nutzen

  • Reduzierung des Personalaufwandes
  • Optimierte Belegverarbeitung und reduziertes Druckvolumen
  • Schnelle Belegprozesse und revisionssichere Archivierung
  • Vorgänge sind in Ihrer Gesamtheit per Mausklick erreichbar
  • Schnellere Belegprozesse und revisionssichere Archivierung
  • Aufbereitung der Belege im einheitlichen „Corporate Design“

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