Spedition Nitschke GmbH

Branche: 

  • Verkehr / Transport / Logistik

Datum: 

03.2016

Version: 

  • 4.x

Spedition Nitschke GmbH

Die Spedition Nitschke GmbH versteht sich als Komplettdienstleister im Transportgewerbe. Das Unternehmen besteht seit 1973 und beschäftigt ca. 50 Mitarbeiter. Als innovatives Unternehmen investiert Nitschke seit Jahren in moderne Informations– und Kommunikationslösungen. Neben der modernen Technik tragen natürlich die hoch motivierten Mitarbeiter zum langjährigen Erfolg der Firma Nitschke GmbH bei.

Anforderung

Die Spedition Nitschke GmbH hat bis zum Tag der Einführung der Accantum Archivlösung ca. einen DIN A4 Leitz Ordner pro Tag an Papier produziert bzw. abgelegt und archiviert (nur Speditionsmappen). So wurden u.a. die Originalbelege kopiert, die Kopien für die eigenen Unterlagen archiviert und die Originale wieder zu den Kunden geschickt. Über die Papierflut hinaus war den Verantwortlichen wichtig, dass die Belege über die Sendungsnummer per [accantum] „Google-Suche“ schnell gefunden werden können und vor allem galt es, dem rasant wachsenden Platzbedarf für die Papierakten „Herr zu werden“. Die Primäranforderung lag Anfangs also bei den Speditionsmappen. Weitere Bereiche, wie Buchhaltung sollten nach und nach in das elektronische Archiv eingepflegt werden und entsprechende workflows generiert werden.

Lösung

Es wurde ein dedizierter Server als Accantum Datenbankserver installiert. Die Deckblätter der Speditionsmappen wurden für die automatische Verarbeitung mittels Accantum Dokument Managerangepasst. Mithilfe der ausgelesenen Variablen werden die Dokumente voll automatisiert im Accantum Archiv abgelegt und können per Knopfdruck gesucht und auch gefunden werden. Für das Einscannen der Belege wurden in der Verwaltungsabteilung zwei Dokumentenscanner installiert. Das System wird derartig genutzt, dass bereits nach dem ersten Monat die OCR Lizenz aufgestockt werden musste. 10.000 Dokumente monatlich hatten bei weitem nicht ausgereicht.

Nutzen

  • Keine Archivierung der Akten auf Papier - Platzgewinn
  • Enorme Zeitersparnis bei den Arbeitsschritten - kein Gangmehr zum Kopierer
  • Enorme Reduzierung der Kosten beim Papier und Toner
  • Die Sendungen können auf Knopfdruck gefunden werden
  • Bessere RMA Abwicklung
  • Schnelleres Kalkulieren bei Angebotsabgabe
  • Angenehmere Arbeitsschritte bei den Bürokräften

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