Stiftung Ecksberg

Branche: 

  • Gesundheits / Sozialwesen

Datum: 

02.2016

Version: 

  • 5.x

Ecksberger Werkstätten

Träger der Ecksberger Werkstätten ist die Stiftung Ecksberg. Im Mittelpunkt der Ecksberger Werkstätten steht die Individuelle Betreuung von Menschen mit Behinderung. Hier wird den Menschen unter Berücksichtigung Ihrer Fähigkeiten ein Arbeitsumfeld geboten das Selbstständigkeit, Normalität und die soziale Integration in den Vordergrund stellt. Das Betreuungsangebot wird individuell auf die Bedürfnisse und Fähigkeiten des einzelnen abgestimmt um den Betreuten ein möglichst selbstbestimmtes, erfülltes und an die Normalität angenähertes Leben zu bieten.

Anforderung

Neben der Betreuung möchte die Stiftung Ecksberg auch wirtschaftlich und zuverlässig arbeiten. In solchen Einrichtungen gibt es ein sehr hohes Dokumentenaufkommen, das bisher in Ordnern verwaltet und in Archivräumen gelagert wurde. Da verschiedene Abteilungen immer wieder auf abgelegte Dokumente zurückgreifen müssen, wurde nach einem zentralen Archivsystem gesucht, das den Mitarbeitern zeitnah und direkt am Arbeitsplatz die Informationen zur Verfügung stellt, die sie benötigen.

Lösung

Um in diese Arbeiten auch Menschen mit Behinderung einzubinden, wurde ein digitales Archivsystem gesucht, das in der Bedienung möglichst einfach und übersichtlich ist. Mit [accantum] kommt ein System zum Einsatz, das darüber hinaus auch eine professionelle Lösung rund um die Dokumentenverarbeitung bietet. Durch die leistungsstarke Texterkennung (OCR) ist das Ablegen der Dokumente genauso leicht wie das Wiederfinden direkt am Arbeitsplatz. Durch die einfach zu handhabende Rechtevergabe kann das System an verschiedensten Arbeitsplätzen eingesetzt werden. Zudem kann es vom hauseigenen Administrator gepflegt und jederzeit den individuellen Ansprüchen und Änderungen im Haus angepasst werden. Durch die anwenderbezogene Lizenzierung kann [accantum] auch jederzeit ohne großen Aufwand im Unternehmen erweitert werden. Das ermöglicht den Start in einzelnen Abteilungen und die spätere Ausweitung auf das ganze Unternehmen - ebenso die Einbindung von Außenstellen.

Nutzen

  • Unter Einbeziehung der behinderten Mitarbeiter werden die eigenen, verteilt vorhandenen Dokumente digitalisiert. Dies ist der Projektstart einer Zeit- und Kostenmäßig überschaubaren Umgebung - mit der Möglichkeit, diese schrittweisen auszubauen.  Platzsparende Archivierung durch den Wegfall der Ordner
  • Schnelle Zugriffszeiten
  • Vorgänge sind an jedem Arbeitsplatz per Mausklick erreichbar
  • Revisionssichere Archivierung
  • Unterlagen gehen nicht verloren
  • Scanvolumen 6.000 Seiten monatlich
  • Eingangs- /Ausgangsbelege, Zeiterfassung, Betreuerakten etc.
  • Automatische Dokumentenarchivierung aus Sage ohne Scan
  • Keine manuelle / falsche Ablage mehr

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