Digitale

Aktenverwaltung

 

Bei der Verwaltung mit [accantum] DMS spielt die Art der digitalen Akte ein untergeordnete Rolle, da verschiedenste digitale Akten frei konfiguriert werden können.

Digitale Akten

Beispiele

Auftragsakte

Zur Strukturierung und Verwaltung von Aufträgen bzw. Projekten. Ablage und Zuordnung von Auftrags-, Produktionspapieren, Protokollen und Verträgen. Ablage und Zugriff unter anderem für die Bearbeitung im Vertrieb.

Personalakte

Automatisiert fachliche Prozesse und die organisatorische Arbeit rund um Human Resources. Von der Bewerbung über wiederkehrende Aufgaben wie die Bearbeitung von Urlaubsanträge bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.

Vertragsakte

Zur Verwaltung und Überwachung von Verträgen – hierbei wird besonderer Wert auf die Zugriffsrechte gelegt. Mittels Vertrags-/ Umlaufmappen können die Verträge durch verschiedene Abteilungen gesteuert werden.

Fahrzeugakte

Verwalten von Fahrzeugdokumente – einfach und effizient. Sämtliche KFZ-Dokumente sowie Leasingfristen oder Versicherungskonditionen sind jederzeit aktuell verfügbar.

Vorteile

Zeitersparnis 
Digitale Akten stellen Dokumente und deren Beziehung zu weiteren Dokumenten und Aufgaben auf Knopfdruck zur Verfügung.

Platzersparnis 
Im Gegensatz zu klassischen Ablagesystemen benötigt die digitale Akte kaum Platz. Für die Archivierung wird keine wertvolle Bürofläche benötigt.

Verfügbarkeit 
Moderne DMS ermöglichen jederzeit den Zugriff auf Dokumente, Informationen und den jeweiligen Bearbeitungsstatus – entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt.

Datensicherheit 
Sichere Aufbewahrung sensibler Geschäftsinformationen sowie entsprechender Zugriff auf diese wird durch ein detailliertes Rechtemanagement gewährleistet. So können Dokumente nur von berechtigten Personen abgerufen oder bearbeitet werden.

Revisionssicher
Die Ablage ist Voraussetzung für eine gesetzeskonforme Archivierung digitaler Dokumente. Gesetzliche Aufbewahrungs- und Löschfristen lassen sich ebenso konfigurieren wie Vorgaben der Rahmen der DSGVO.

 

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