INFORMATIONEN STRUKTURIEREN

Dokumenten-Management-System

Effiziente und transparente Prozesse etablieren und die Kompatibilität mit externen Geschäftspartnern sicherstellen das wird in modernen Unternehmen immer wichtiger. Dabei sollen Prozesse zwischen Unternehmen, deren Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern, über das Dokumenten-Management digital automatisier- und abbildbar sein.

Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist das Ziel!

Unsere bewährte webbasierte Dokumenten- und Archivlösung ermöglicht es, Belege automatisiert zu verarbeiten und die Transparenz zu erhöhen. Das DMS optimiert Dokumentenprozesse, archiviert Daten sowie E-Mails und alle anderen geschäftsrelevanten, aufbewahrungspflichtigen Dokumente gesetzeskonform und revisionssicher. Leistungsfähige Schrifterkennungsverfahren (OCR) machen die digitalisierten Dokumente direkt durchsuchbar. So ersetzt unser Dokumenten-Managementsystem (DMS) nicht nur das Papier durch digitale Daten. Vielmehr verwandelt es alle in Ihrem Unternehmen anfallenden Dokumente in wertvolle Informationen, die jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Nach IDW PS 880 zertifiziert.

Mitarbeiter finden sekundenschnell die benötigten Auskünfte!

Ihre Mitarbeiter können so nach und nach die Vorteile der digitalen Verarbeitung in ihren Arbeitsalltag integrieren und gewohnte Abläufe – zunächst – beibehalten. Das erleichtert die Akzeptanz. Unser modernes DMS sorgt dafür, dass alle Dokumente in digitaler Form vorliegen und ohne Medienbrüche verfügbar sind. Es stellt sicher, dass berechtigte Personen – und nur diese – sofort darauf zugreifen können. Dies ermöglicht einen schnellen und reibungslosen Informationsfluss und den Aufbau effizienter Prozesse.

Ihre Vorteile

mehr Transparenz
eindeutige Abläufe
automatisierte Prozesse
konsistente Datenhaltung
höhere Effizienz
geringere Kosten

Vertraute papierbasierte Prozesse können Schritt für Schritt angepasst, digitalisiert und automatisiert werden.

Erfassung / Verschlagwortung

Das integrierte Erfassungsmodul ermöglicht die automatische Befüllung von Attributen auf Basis der Daten aus einem Beleg. Die zu ermittelnden Attribute können frei definiert und ggf. auch mittels regulärer Ausdrücke auf deren Gültigkeit oder Vollständigkeit geprüft werden. Damit wird bereits ganz zu Beginn eines Freigabeprozesses eine erste Kontrolle ermöglicht und die Datenqualität steigt.

Stempel und Notizen

Definieren Sie Stempel und Notizen um diese bei Bedarf auf einen Beleg aufzubringen. Dank dem Rechtesystem wird sichergestellt, dass dies nur berechtigte Personen gestattet wird. Diese Daten werden in einem eigenen Layer gespeichert und sie können selbst entscheiden, ob der Beleg mit oder ohne diesen Informationen angezeigt oder an Drittsysteme übergeben werden soll.

Im Standard enthaltenes integriertes Workflow-Modul.

Dieses sorgt für automatisiert ablaufende Geschäftsprozesse und einen jederzeit reibungslosen Informationsfluss. Alle Schritte sind transparent, der Status ist jederzeit nachvollziehbar. Rechnungen werden automatisiert erfasst und deren Daten indexiert. Danach werden sie über einen digitalen standardisierten Rechnungsprüfungs-Workflow zu den entsprechenden Sachbearbeitern / Abteilungen – gemäß den Zuständigkeiten – weitergeleitet. Nach einer Prüfung erfolgt die Freigabe und ggf. eine Weiterleitung zum nächsten Bearbeiter.

Die digitale Freigabe wird über Aufgaben gesteuert!

Aufgaben können mit Wiedervorlagen versehen und Beteiligte aktiv benachrichtigt werden. Die Workflows sind frei konfigurierbar und können so individuell auf die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Im Standardumfang wird der integrierte Workflow mitgeliefert, damit sind Aufgaben wie die Rechnungsprüfung innerhalb unseres DMS logisch und einfach und abbildbar.

Lösungen

Im Folgenden finden Sie unsere Lösungen, mit denen Sie Ihre Dokumenten Prozesse verbessern können. Ob automatische Erkennung und Verarbeitung von Belegen, digitalen Akten oder revisionssichere Archivierung im elektronischen Archiv – wir haben die Lösung im Standardportfolio. Hundertfach bewährt und im produktiven Einsatz bei mehr als 600 Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen.

Archivierung

Die elektronische Archivierung mit [accantum] führt nicht nur zu weniger Papier im Archiv, sondern bietet auch mehr Transparenz in den Geschäftsabläufen und ermöglicht eine rechtskonforme sowie revisionssichere Ablage sämtlicher Dokumente. Dies gilt auch für elektronische Dateien und E-Mails.

Eingangspost

Durch die digitale Bearbeitung und automatisierte Verteilung der Eingangspost lassen sich Liege- und Transportzeiten verringern, die Bearbeitung wird beschleunigt und Ressourcen werden effizienter genutzt.

Rechnungen

Durch die elektronische Bearbeitung und den automatisierten Versand der Ausgangsrechnungen lassen sich Druck- und Portokosten verringern, die Bearbeitung wird beschleunigt, Ihre Mitarbeiter werden entlastet.

Dokumente

Digitale Dokumente bzw. Akten machen ein umfangreiches Papierarchiv voller Aktenordner überflüssig. Dokumente werden automatisch über eine Ablageregel in digitale Akten eingeordnet. Eine bequeme Recherche und somit schnellere Auskunftsfähigkeit werden aufgrund einer klaren Struktur sichergestellt.

E-Mail Verarbeitung

Der Versand elektronischer Rechnung nimmt stetig zu. E-Mails dienen als Transportmittel für elektronische Belege, beinhalten aber auch selbst zahlreiche Geschäftsinformationen.

Integration

Mit der Integration und Anpassung unserer Webbasierten Software offerieren wir Unternehmen völlig neue Möglichkeiten Geschäftsprozesse zu optimieren.

Capture

Die digitale Erfassung und automatische Erkennung von Papierdokumenten beschleunigt die Arbeitsprozesse, somit werden Durchlaufzeiten verkürzt und wichtige Informationen stehen schnell zur Verfügung.

Workflow

Die Steuerung der Prozesse im Unternehmen mittels digitaler Workflows beschleunigt Abläufe und erhöht die Transparenz. Beteiligte werden über Aufgaben informiert, Ressourcen und Zuständigkeiten werden optimiert.

Module Im Überblick

ARCHIV – DMS

Sicherheit und Zugriﬀsschutz

Personal- und Vertragsdokumente enthalten hochsensible Daten, deren Schutz besonders wichtig ist, und deren Zugriﬀ genau gesteuert und protokolliert werden sollte. Dies erfordert neben der korrekten Anwendung vor allem eine regelbasierende Verwaltung. Die digitale Akte schaﬀt für das Unternehmen Transparenz über seine Dokumente und damit verbundene Informationen.
Aufgaben stellen sicher, dass kein Termin versäumt wird. Filter- und Reportfunktionalitäten ermöglichen einen schnellen Überblick. Weitere Dokumente die einem besonderen Zugriﬀsschutz unterliegen können individuell angelegt werden.

Beispiele:

Rechnungen / Lieferscheine
Personaldokumente
Berichte / Protokolle
Verträge
Jahresabschlüsse

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

Archivierung unterschiedlichster Dokumente und Belege
Preiswertes leistungsfähiges Dokumentenmanagement und Archivsystem
Es stehen je nach Anforderung und Unternehmensgröße 5 Editionen zur Verfügung
Regelbasierte automatische Archivierung von Dokumenten und E-Mails
Leistungsstarke Zugriffs-/Berechtigungsverwaltung
Der User benötigt lediglich einen Browser

E-MAIL MANAGEMENT

Eﬃziente E-Mail Verarbeitung

E-Mails beinhalten geschäftsrelevante Informationen. E-Mail Management ist das Zusammenspiel dieser Informationen mit den Geschäftsprozessen. Der Versand elektronischer Rechnungen nimmt stetig zu. E-Mails dienen als Transportmittel für elektronische Belege, beinhalten aber auch selbst zahlreiche Geschäftsinformationen. Ziel ist die automatisierte Verarbeitung der Rechnung und die rechtskonforme Archivierung.

Der Exchange Connector bietet über konﬁgurierbare Regelwerke umfangreiche Möglichkeiten zur automatisierten Verarbeitung von E-Mails. So lassen sich wichtige Inhalte gezielt und vorgangsbezogen in die laufenden Geschäftsabläufe einbeziehen.

Beispiele:

E-Mail analysieren
E-Mail / Anhänge verarbeiten
Workﬂow starten
Ablage Anhänge
E-Mail Archivierung

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

Keine doppelte Datenhaltung von E-Mails sowie Anhängen in verschiedenen Ordnern, sondern ein zentrales Archiv
Einfache und schnelle Suche nach beliebigen E-Mails sowie Anhängen direkt in der gewohnten Outlook oder Lotus-Notes-Oberfläche
Keine fehleranfällige und schwer kontrollierbare Auslagerung von PST-Dateien notwendig
E-Mail-Verwaltung in übersichtliche digitale Akten

CAPTURE – BELEGERKENNUNG

Eingangsbelege optimal erkennen

Wiederkehrende strukturierte Belege von Lieferanten, Behörden oder Dienstleistern lassen sich automatisch erkennen und ablegen. [accantum] Capture – Um die permanent anfallenden Belege, wie Lieferscheine oder Rechnungen, schnell und automatisiert zu verarbeiten, bietet [accantum] mit dem
Capture ein Modul, das diese Belege erkennt und relevante Informationen ausliest.

Die aufwändige manuelle Erfassung entfällt. Belegdaten wie Nummer, Datum oder Betrag werden automatisch „befüllt“ und stehen für die Weiterverarbeitung und Recherche zur Verfügung.

Beispiele:

Belegdatum
Kundennummer
Rechnungsbetrag
UID Nummer
Absender

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

Intelligentes Auslesen von Belegen über Volltextzeichenerkennung (OCR)
Weniger Aufwand bei der Verschlagwortung von Dokumenten
Automatische Zuordnung gescannter Dokumente zu den entsprechenden Geschäftsfällen
Hohe Anwenderakzeptanz durch automatisierte Verschlagwortung und Klassifizierung gescannter Dokumente nach Dokumentenkategorien
Flexibel im Einsatz dank Anbindungsmöglichkeit beliebiger Scanhardware
Möglichkeit der automatischen Dokumenten-Klassifizierung

DMS-WORKFLOW

Effektive Prozesssteuerung

Rechnungen können automatisiert erfasst, über einen digitalen standardisierten Rechnungsprüfungs-Workﬂow zu den entsprechenden Sachbearbeitern / Abteilungen weitergeleitet und entsprechend freigeben werden. Die digitale Freigabe wird über Aufgaben gesteuert.

Aufgaben können nachgehalten und Beteiligte aktiv benachrichtigt werden. Aufwände für die Rechnungserfassung sowie Durchlaufzeiten werden reduziert.

Beispiele:

Rechnungsprüfung
Abteilung / Kostenstelle
Freigabe
Kontierung / Verbuchung
Ablage / Archivierung

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

[accantum] DMS verfügt im Standard über ein Workﬂow-Modul zur eﬀektiven Steuerung Ihrer Prozesse.
Die Workﬂows sind frei konﬁgurierbar und können so individuell auf die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.

DOKUMENTEN MANAGEMENT GOES CLOUD

Software as a Service

Mit unserer Archivsoftware aus der Cloud haben Sie, Ihr Steuerberater oder sonstige berechtigte Personen Ihre Dokumente jederzeit verfügbar. Der gesicherte und protokollierte Zugriff auf Dokumentenbestände wird hierbei individuell eingestellt.

So kann beispielsweise der Steuerprüfer nur auf steuerrelevante Belege im Prüfungszeitraum zugreifen. Die integrierte Belegerkennung und -verarbeitung ermöglicht die einfache und schnelle Erkennung, Verarbeitung und Ablage der Belege.

Vorteile:

überall verfügbar
keine Lizenzinvestition
keine IT-Investitionen
skalierbare Lösung
reduzierte Komplexität
höchste Verfügbarkeit

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

Zugriff von überall und jederzeit, mittels Internet-Browser
Keine Investition in Lizenzen oder Server Hardware dadurch reduzierte Komplexität
Daten werden täglich in einem hochsicheren Rechenzentrum in Deutschland gesichert
Durch den Einsatz unserer SaaS-Lösung bleiben Ihre IT-Kosten konstant und planbar
Moderne Lösung, wurde mit dem INNOVATIONSPREIS-IT 2017 ausgezeichnet